Du deler alltid den nyeste versjonen
Har du noen gang sendt en fil som et vedlegg, og så umiddelbart lagt merke til en skrivefeil? Ved å dele lenker kan du gå inn igjen og redigere selve filen før mottakeren ser den.
Du slipper å sende på nytt hver gang du gjør endringer eller lager en ny versjon.
Samskriving
Når du deler en lenke, kan du samtidig gi mottaker tilgang til å endre dokumentet, slik at dere kan skrive i dokumentet sammen og slippe å sende versjoner frem og tilbake.
Bedre sikkerhet og styring
Dette er kanskje den viktigste grunnen til å bruke lenker i stedet for vedlegg. Når du deler en lenke til et dokument i stedet for å sende hele dokumentet, kan du legge begrensninger på hvem som kan lese det og gjøre endringer i det. Sender du fra deg et dokument på e-post, mister du kontrollen over det.
Begrens muligheten for videresending
Det finnes tilfeller der du har behov for at informasjonen du deler ikke skal kunne deles videre. En enkel metode for å oppnå dette er å benytte en lenke med begrenset tilgang. Med denne løsningen kan kun de personene du spesifikt har gitt tilgang til, åpne og se dokumentet. Hvis andre personer forsøker å klikke på lenken, vil de ikke få tilgang til dokumentet. Dette gir en god balanse mellom brukervennlighet og sikkerhet.
Gi andre kun leserettigheter til dokumentet
Det er ikke alltid du ønsker at mottaker skal kunne endre dokumenter du deler, så hvorfor sende dem som vedlegg i en e-post? Et bedre alternativ vil da være å sende vedkommende en lenke som kun gir leserettigheter til dokumentet. Ved å gjøre det på denne måten, så legger du som avsender på et lag med sikkerhet rundt innholdet, noe som ikke er mulig med vedlegg.
Fjern (trekk tilbake) tillatelsen
Det kan også være anledninger da du ønsker å dele informasjon midlertidig. Dette er ofte tilfellet med informasjon som priser eller et forslag som kan utløpe. Ved å bruke lenker som automatisk utløper på en bestemt dato, forhindrer du at filen lastes ned etter en bestemt tid. Du kan i tillegg justere til en kortere varighet eller slette dokumentet helt.
Fortrolig informasjon
Inneholder dokumentet fortrolig informasjon (sensitiv informasjon / røde data), skal det ikke sendes som vedlegg i e-post. Skal du dele et slikt dokument, mÃ¥ det lagres riktig i følge lagringsguiden og deles som en lenke. Ligger dokumentet i MS365 (OneDrive, Teams, Sharepoint), mÃ¥ det pÃ¥føres ´Úø±ô²õ´Ç³¾³ó±ð³Ù²õ±ð³Ù¾±°ì±ð³Ù³Ù. Følsomhetsetikett og tilgangsbegrensninger avgjør hvem som kan lese eller samhandle med dokumentet. Heller ikke som et ekstra lag med sikkerhet, slik at dokumentet ikke kan leses eller redigeres om det skulle komme pÃ¥ avveie. Vil du vite mer om hva som er fortrolig informasjon (røde data), kan du lese klassifiseringsguiden.
Reduser UiOs klimaavtrykk
Skylagring betyr at dataene ligger lagret på servere ett eller annet sted i verden. Og disse serverne trenger strøm. Ofte ganske mye strøm. Dette er kanskje strøm som bedre kunne vært brukt til noe annet, og som i noen tilfeller dessverre kanskje ikke kommer fra rene energikilder.
Det er derfor viktig å alltid tenke at dokumenter og bilder ikke bør distribueres som vedlegg til e-post. Signaturer bør være enkle, korte og uten bilde. Et bilde i signaturen tar kanskje mer lagringsplass enn resten av e-posten!
I denne sammenhengen kan en også nevne at det sendes en god del unødvendig e-post, som "Tusen takk!", "God helg!", "Supert!"/"Topp!" osv.
Det er kanskje unødvendig å si, men slett spam! Alle disse unødvendige e-postene krever også lagringsplass.
På UiO mottas det rundt 350.000 e-post hver dag. Unødvendige e-post, feil bruk av signaturer og bruk av vedlegg i stedet for lenke til et dokument, blir dermed dyrere for UiO enn det trenger å være og øker UiOs klimaavtrykk.