Dokumenter som inneholder røde (sensitive) data skal merkes med følsomhetsetikett hvis de skal oppbevares i MS365 (OneDrive, Teams, SharePoint). Slik får innholdet beskyttelse i form av både kryptering og tilgangsstyring. Vil du vite mer om røde data, se UiOs guide for klassifisering av informasjon.
- Krypteringen som følger med følsomhetsetiketten gjør at dokumenter med etikett ikke kan kopieres, skrives ut, eller tas skjermbilde av.
- Tilgangsstyring begrenser hvilke personer eller grupper som kan lese eller skrive til dokumentene.
- Skal du dele dokumenter med følsomhetsetikett, deler du lenken til dokumentet, ikke selve dokumentet. Altså; legg på følsomhetsetikett, kontroller at riktige personer har riktige tilganger, og send dem lenke til dokumentet.
Merk:
Du kan legge på følsomhetsetikett på enkelte dokumettyper. På UiO er de mest utbredte dokumenttypene som kan bruke følsomhetsetikett, nye Office-dokumenter, og PDF-filer generert fra Office-dokumenter. Dette gjelder .docx-, .pptx- og .xlsx-filer. Har du andre filtyper med rød informasjon, se UiOs lagrings- og delingsguide for hvordan de skal håndteres, eller slå opp i veiledningene for programmet for å se om det inneholder følsomhetsetiketter.
De fleste ansatte har tilgang til å bruke følsomhetsetikett på Office-dokumenter. Ser du ikke funksjonen i Office, tar du kontakt med IT-hjelp for å få avklart hvilken lisens du har og muligheter for oppgradering.
Legge følsomhetsetikett på et Office-dokument på Windows
- Åpne dokumentet som skal ha følsomhetsetikett i skrivebordsprogrammet for filtypen, for eksempel Word. Du kan ikke legge på følsomhetsetikett i online-versjonen av Office-programmene eller fra Teams.
- Trykk på Sensitivity i oppgavelinjen.
- Velg Red (In Confidence)
- Du vil så få opp et vindu hvor du må oppgi hvem som skal ha lese- og skrive-rettigheter til filen.
- Huk av for Restrict permission for this document for å angi rettighetene
Read - Leserettigheter til filen
Change - Skriverettigheter til filen - Gi personer lese- eller skriverettigheter enten ved å oppgi brukernavn på formen brukernavn@uio.no
- Eller ved å åpne adresseboken, og søke opp brukeren du vil gi tilgang til
- Huk av for Restrict permission for this document for å angi rettighetene
- Trykk OK når du har lagt til de du vil dele dokumentet med.
- Dokumentet er nå beskyttet med følsomhetsetiketten. Det er ikke lenger mulig å kopiere, skrive ut eller ta skjermbilde av det. Dokumentet er også beskyttet av tilgangsstyring, og kun de med rettigheter kan åpne det.
Legge følsomhetsetikett på et Office-dokument på Mac
- Åpne dokumentet som skal ha følsomhetsetikett i skrivebordsprogrammet for filtypen, for eksempel Word. Du kan ikke legge på følsomhetsetikett i online-versjonen av Office-programmene eller fra Teams.
- Trykk på Sensitivity i oppgavelinjen.
- Velg Red (In Confidence).
- Du vil så få opp et vindu hvor du må oppgi hvem som skal få lese- og skrive-rettigheter til dokumentet.
Gi personer lese- eller skriverettigheter ved å oppgi brukernavn på formen brukernavn@uio.no
- Trykk OK når du har lagt til de du vil dele dokumentet med.
- Dokumentet er nå beskyttet med følsomhetsetiketten. Det er ikke lenger mulig å kopiere, skrive ut eller ta skjermbilde av det. Dokumentet er også beskyttet av tilgangsstyring, og kun de med rettigheter kan åpne det.
Fjerne følsomhetsetikett fra et dokument
Merk: Du bør ikke fjerne følsomhetsetiketten fra et dokument som inneholder senistiv informasjon. Må du fjerne etiketten selv om det inneholder sensitiv informasjon (f.eks hvis det skal over i arkivsystemet), må dokumentet oppbevares et annet sted enn i MS365, for eksempel på et adgangsbegrenset fellesområde.
Hvis du trenger å fjerne følsomhetsetiketten fra et dokument, gjør du det slik:
- Åpne dokumentet med følsomhetsetikett i skrivebordsprogrammet for filtypen, for eksempel Word. Du kan ikke fjerne følsomhetsetikett i online-versjonen av Office-programmene eller fra Teams.
- Klikk på Sensitivity-knappen.
- Velg Red (In Confidence). Dette fjerner etiketten.
- Velg et av alternativene for hvorfor etiketten skal fjernes, og lagre dokumentet.
Ring oss
Vi har åpent mellom 08:30 og 17:00 på hverdager,
og mellom 10:00 og 15:00 på lørdager.
Telefonnummer: 22 84 00 04
Send inn sak til oss
Du kan sende inn din forespørsel via e-post til: it-hjelp@uio.no.
Gå til e-postBook et videomøte over Zoom
Er du student eller ansatt kan du avtale veiledningstime hos UiO Helpdesk over Zoom. Tilgjengelige tider er tirsdag til torsdag mellom 11:00 og 13:00.
Book et videomøte